Wird ein bereits formatierter Text in Word eingefügt – Beispielsweise ein Zitat von einer Internetseite – kopiert Word standardmäßig nicht nur den Text, sondern auch dessen Formatierungen. In den meisten Fällen weicht diese Formatierung von der des eigenen Dokumentes ab und ist daher nicht erwünscht. Hier könnte man das soeben vorgestellte Werkzeug zum übertragen des Formates grundsätzlich ebenfalls verwenden. Allerdings bietet Word mit den Einfügeoptionen eine schnellere und bequemere Möglichkeit an.
Sobald ein Text eingefügt wird, erscheint rechts unten ein kleiner Button mit dem Symbol der Zwischenablage:
Die Einfügeoptionen öffnen sich durch einen Klick darauf oder alternativ durch Drücken der Strg Taste. Standardmäßig fügt Word den Text zusammen mit der Formatierung ein, dies entspricht dem linken Button. Über den rechten Button lässt sich ausschließlich der Text einfügen, sodass dieser sich automatisch an die in Word eingestellte Formatierung anpasst:
Wer häufiger formatierte Texte einfügt und diese ohne Formatierung einfügen möchte, kann durch das Ändern der Standardeinstellung für diesen Fall langfristig noch mehr Zeit sparen. Dazu klickt man unten auf Standardeinstellungen für das Einfügen festlegen, wodurch sich die Word-Optionen öffnen. Hier muss ein wenig nach unten gescrollt werden, bis die Überschrift Ausschneiden, Kopieren und Einfügen sichtbar ist.
Hier kann festgelegt werden, wie sich Word bezüglich der Formatierungen beim Einfügen von Texten verhält. Stammen diese außerhalb von Word, trifft die Einstellung Einfügen aus anderen Programmen zu. Durch die Auswahl von Nur den Text übernehmen wird Word zukünftig keine Formatierungen mehr von externen Textinhalten übernehmen. Dadurch spart man sich die eben gezeigten zwei Mausklicks.
